¿Cómo se hacen los cuadros de clasificación funcional?
¿Cómo se hacen los cuadros de clasificación funcional?
La elaboración del cuadro de clasificación se basa en cuatro principios básicos: Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica.
¿Qué es un cuadro clasificatorio ejemplo?
El cuadro de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración, recuperación, difusión, etc. Podemos definirlo como un índice de clasificación basado en las series documentales de nuestra empresa u organización.
¿Qué es un cuadro de clasificación documental?
Este instrumento archivístico permite clasificar y describir los archivos en la conformación de las agrupaciones documentales. Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar sus documentos en sus relaciones para constituir expedientes.
¿Qué son los cuadro de clasificación documental?
El Ministerio de Educación Nacional (MEN) publica el Cuadro de Clasificación Documental el cual es un instrumento archivístico, que se expresa en el listado de todas las series y subseries documentales con su correspondiente codificación.
¿Qué se debe tener en cuenta para realizar una clasificacion?
Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.
¿Qué criterios tomamos en cuenta para la clasificación o el orden de tus instructivos?
- Respuesta:
- Por procedencia: según su origen.
- Por temática: ordenar por temas y subtemas.
- Por autor: quienes elaboraron los documentos.
- Por fecha: llevar un orden cronológico de los hechos investigados.
- Explicación paso a paso:
¿Qué tipos de sistemas de clasificación en la Archivonomia?
Los sistemas de archivo más usuales son: el Alfabético. Cronológico, geográfico….3. Sistema de clasificación de archivo
- Clasificar: Es reunir todos los documentos de una misma clase o de un mismo asunto.
- Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
¿Cuáles son los sistemas de ordenacion en la gestion documental?
Métodos de ordenación Alfabético: basándose en una palabra que identifique los documentos. Cronológico: se realiza la ordenación por la fecha de los documentos. Numérico: se toma como referencia un número atribuido a los documentos. Mixto o alfanumérico: combina los signos alfabéticos y numéricos.
¿Qué es un sistema de organizacion documental?
Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo. » Nota: Es indispensable contar con TRD y/o TVD convalidada. …
¿Cuáles son los procedimientos técnicos a tener en cuenta en la ordenación archivo y conservación de la información y documentos?
Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos:
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cuáles son los objetivos de la ordenacion documental?
Los objetivos de un SGD son los siguientes: Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
¿Cómo podemos archivar los documentos en orden?
El proceso para organizar un archivo cronológico es el siguiente: – Colocar la guía principal (mes) en tercera posición. – Colocar las Subguias en diferentes posiciones, si las guias corresponden a las fechas del 1 al 31 habrá una carpeta para cada fecha y se pueden colocar escalonadas.
¿Cuál es el ciclo vital de los documentos en archivos?
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción.
¿Qué se debe tener en cuenta para la elaboración de la TRD?
En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:
- Investigación preliminar sobre la institución.
- Análisis e interpretación de la información recolectada.
- Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental.
- Aplicación.
¿Cuál es el objetivo de aplicar una TRD dentro de una institución?
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) Se elaboran para los documentos que actualmente produce una institución y tiene por objeto racionalizar el uso de los documentos previniendo la desaparición de información que contenga valores primarios o secundarios, antes de que se cumplan los tiempos previstos.
¿Cuál es la finalidad de una tabla de retencion documental?
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo.
¿Cuáles son los beneficios de las tablas de retencion documental?
Por ello las ventajas de hacer uso de las TRD son:
- Fácil manejo de la información.
- Correcta administración de la producción documental.
- Administración eficaz y eficiente.
- Control de acceso a la información.
- Garantiza la conservación de los documentos, según su importancia.
- Permite el manejo integral de la información.