Que es un archivo de gestion documental?
¿Qué es un archivo de gestión documental?
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta están actividades a continuación …
¿Cuáles son los procesos de gestión documental?
Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
¿Cómo se lleva a cabo la gestion documental?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa.
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cuáles son los 8 procesos de la gestión documental?
8 pasos para la correcta gestión documental
- Planeación.
- Producción.
- Gestión y trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición de documentos.
- Preservación a largo plazo.
- Valoración.
¿Cómo implementar la gestion documental en una empresa?
8 pasos para impactar el proceso de gestión documental en tu empresa
- Paso número 1: Planeación.
- Paso número 2: Producción.
- Paso número 3: Gestión y trámite.
- Paso número 4: Organización.
- Paso número 5: Transferencia.
- Paso número 6: Disposición de documentos.
- Paso número 7: Preservación a largo plazo.
- Paso número 8: Valoración.
¿Cuál es la importancia de la gestion documental en las empresas?
Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa. …
¿Cómo influye la gestión documental en el servicio al cliente?
La gestión documental aligera los procesos comerciales y facilita los procesos en la atención al cliente, la facturación, los pagos, etc. Esto se consigue gracias al orden y la localización de los datos del departamento, lo que permite acceder rápidamente a la información y atender las necesidades de los consumidores.
¿Cuál es la importancia de tener un manual de gestion documental?
El Manual de Gestión Documental se puede definir como una herramienta archivística que integra el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad, con el objeto de facilitar su producción.
¿Cuál es la incidencia de la gestion documental en la dinamica administrativa de las empresas?
En sí, la gestión documental hace una revisión de pies a cabeza de toda la empresa, identificando puntos a mejorar y estableciendo normas lógicas y normalizadas para el manejo de los datos a lo largo del tiempo.
¿Cuál es el objetivo de la gestión documental?
Los objetivos de un SGD son los siguientes: Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
¿Cuál es el objetivo de la documentacion?
Los objetivos de la documentación en una entidad suelen ser: Comunicación de una información. Evidencia de la conformidad. Compartir conocimientos.
¿Cuál es el objetivo de la clasificación documental?
la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.
¿Cómo afecta el proceso de organización de un archivo una inadecuada gestión de los documentos?
¿ Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?
- Alto consumo de papel:
- Mal servicio al cliente:
- Pérdida de tiempo:
- Documentos duplicados:
- Sanciones legales:
- Altos costos:
¿Cuál es el papel de los archivistas en la recepcion?
Recepción de documentos:Diseñar e implementar estrategias de control para el recibimiento de la información. Por lo tanto, deberá coordinar la recepción y recibir el material a archivar.
¿Cuál es la importancia de desarrollar e implementar la gestion documental en las áreas administrativas y contables de las Mipymes?
La gestión documental en Colombia va más allá del correcto manejo de la información y de la optimización de procesos empresariales en pro de la eficacia y la eficiencia, ya que, con el paso de los años, ha contribuido al fortalecimiento de la transparencia del sector público y privado, al mantenimiento del patrimonio …
¿Por qué es importante la Ley 594 de 2000 en la gestion documental?
¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000? Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional. Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia. Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
¿Qué utilidad tienen las tablas de retención documental TRD?
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
¿Qué importancia tienen los documentos en las organizaciones?
Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de la empresa se generan una cantidad ingente de documento.
¿Cuál es la importancia de los documentos?
Un documento recoge un acto o hecho realizado por una institución o por una persona, ya sea física, jurídica, pública o privada. Un documento, además de un soporte, es una forma de archivar el saber del ser humano. …
¿Cuál es la importancia de la documentación?
La documentación, nos permite mejorar los procesos consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos. Con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.
¿Qué es la documentación técnica y su importancia?
La documentación técnica consiste en toda la información que explica cómo funciona, cómo se instala, cómo se atiende una instalación, un equipo, un sistema.
¿Qué son las tablas de retención documental TRD?
Las Tablas de Retención Documental – TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones …
¿Cómo se componen las tablas de retención documental TRD?
Características de una Tabla de Retención Documental
- Producción documental de la mano de los procesos administrativos.
- Optimización de la tramitología documental.
- Aplicación de estrategias de gestión documental.
- Conocimiento de la estructura empresarial.
- Eficacia y eficiencia.
- Organización y control.