Que es el area coordinadora de archivos?
¿Qué es el área coordinadora de archivos?
Los sujetos obligados establecerán un Área Coordinadora de Archivos, responsable de la aplicación de la normatividad jurídica, administrativa y técnica vigente en materia archivística, por parte de las Unidades Administrativas y Archivos de dichos Sujetos.
¿Qué disposiciones normativas deben cumplir los sujetos obligados para la utilización de herramientas colaborativas y de resguardo de información en servicios de cómputo en la nube?
Los Sujetos obligados deberán garantizar el cumplimiento de las disposiciones normativas en materia de transparencia, protección de datos personales, procesos de administración y de gestión documental para la utilización de herramientas colaborativas y de resguardo de información en servicios de cómputo en la nube.
¿Qué es el inventario documental?
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la Administración Pública a …
¿Qué son las tablas de retención documental?
Las Tablas de Retención Documental – TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones …
¿Qué son las tablas de retención documental y para qué sirve?
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
¿Cómo se hace una tabla de retencion documental?
En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:
- Investigación preliminar sobre la institución.
- Análisis e interpretación de la información recolectada.
- Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental.
- Aplicación.
¿Quién convalida las tablas de retencion documental?
En el Título II Elaboración y Aprobación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, se indica claramente que las TRD se aprueban por el Representante Legal de la entidad previo concepto del Comité Interno de Archivo (artículo 8).
¿Quién convalida las tablas de retención documental?
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité …
¿Quién evalua y valora las TRD y TVD?
Se sustentan las TRD o TVD el Comité Evaluador de Documentos.
¿Cómo se actualizan las tablas de retencion documental?
La actualización de las tablas de retención documental también debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, la evaluación y convalidación por el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o Consejo Departamental o Distrital de Archivos, y demás procesos señalados en el …
¿Qué ventajas proporciona la aplicación de las TVD?
Ante esto, las ventajas más representativas de las TVD, son: Concretar los tiempos de duración de un documento. Planificar el tratamiento de la información, según lo estipulada en las TRD. Desarrollar plenamente el acceso a la información en cualquier momento.
¿Cuándo utilizamos la tabla de valoración documental?
Su uso permite:
- Estipular tiempos.
- Guiar al área de archivo en el manejo de los documentos.
- Garantizar el derecho a la información.
- Favorecer la selección documental.
- Analizar la adecuada conservación de los archivos.
¿Por qué es importante la valoración documental?
La valoración documental nos permite la selección de documentos que serán dados de baja y los que se transferirán a los archivos históricos, por eso se debe realizar la primera fase de organización: la identificación, proceso donde se realiza el análisis intelectual del documento, el objetivo en esta fase es el …
¿Cuál es la importancia de la valoracion documental?
El proceso de valoración documental es uno de los análisis más detallados y fundamentados que se le puede realizar a la información, ya que, por medio de ésta, se identifican de manera objetiva las prioridades documentales, a partir de lo revisado en el archivo central e histórico.
¿Cuáles son los criterios para la valoracion documental?
Para los documentos de archivo, un criterio de valoración es una característica, un punto de referencia, que permite contar con una serie de guías o líneas directrices que ayudan al archivero de una organización a realizar propuestas para la definición de plazos de conservación.