Cuales son los principios de ordenamiento?
¿Cuáles son los principios de ordenamiento?
Concepto Los principios archivísticos de ordenación se refieren, en primer lugar, al arreglo de los grupos o series de documentos en relación unos con otros; y, en segundo lugar, a la ordenación de las piezas individuales que hay dentro de los grupos o series¨.
¿Cuál es el principio de ordenamiento de la tabla periódica?
La tabla periódica de los elementos es una disposición de los elementos químicos en forma de tabla, ordenados por su número atómico (número de protones), por su configuración de electrones y sus propiedades químicas.
¿Qué es principio de procedencia ejemplos?
El principio de procedencia es lo más importante de la Archivística. Es el que asegura que no se deben mezclar los documentos de diferentes productores, lo cual es la base de todo el trabajo archivístico. Es importante también respetar el orden original dado a los documentos por su productor.
¿Qué es organizacion de procedencia?
La archivística nace como ciencia independiente en el momento en que se instauró el principio de procedencia, que consiste en la organización de los documentos siguiendo la estructura de la institución que les dio origen, con base en el cumplimiento de sus fun- ciones.
¿Cuáles son los principios archivísticos?
Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo documental.
¿Cuáles son los principios generales de la Ley 594 del 2000?
¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000? Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional. Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia. Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?
Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
¿Cuáles son los principios de procedencia de un archivo documental?
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.
¿Qué es principio de procedencia AGN?
El principio de procedencia consiste en separar los documentos producidos por una institución u organismo de aquellos que produce otra institución u organismo, lo que indica que no se pueden mezclar.
¿Qué se debe tener en cuenta para la elaboración de la TRD?
En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:
- Investigación preliminar sobre la institución.
- Análisis e interpretación de la información recolectada.
- Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental.
- Aplicación.
¿Qué elementos o partes componen una tabla de retención documental?
Estructura de una Tabla de Retención Documental
- Retención y disposición final: establece el ciclo de vida del documento y su ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico (si aplica).
- Soporte: si el documento está en físico o en electrónico.
¿Quién elabora las tablas de retencion documental?
Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.”, lo anterior teniendo en cuenta que …
¿Cuál es el objetivo de aplicar una TRD dentro de una institución?
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) Se elaboran para los documentos que actualmente produce una institución y tiene por objeto racionalizar el uso de los documentos previniendo la desaparición de información que contenga valores primarios o secundarios, antes de que se cumplan los tiempos previstos.
¿Cuál es la finalidad de una tabla de retencion documental?
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo.
¿Cuándo se aplica la TRD?
Las TRD se elaboran para los documentos “activos” que se están produciendo con fines administrativos en cada una de las dependencias de una entidad y, según el artículo segundo del Acuerdo 004 de 2013, se deben elaborar y aplicar tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos.
¿Cuáles son los beneficios de las tablas de retencion documental?
Por ello las ventajas de hacer uso de las TRD son:
- Fácil manejo de la información.
- Correcta administración de la producción documental.
- Administración eficaz y eficiente.
- Control de acceso a la información.
- Garantiza la conservación de los documentos, según su importancia.
- Permite el manejo integral de la información.
¿Cómo se usan las tablas de retencion?
La aplicación de las Tablas de Retención Documental es un proceso que se debe llevar a cabo desde el momento de la creación del documento en el desarrollo de las funciones propias de cada área productora, lo que significa que se deben emplear desde los archivos de gestión.
¿Qué importancia tiene el manejo de la TRD dentro de las empresas?
La Tabla de Retención Documental es un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos. Beneficios: Facilita el control y acceso de los Documentos. …
¿Qué es tabla de retencion documental TRD Definición e importancia?
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en …
¿Qué son las tablas de retención documental TRD?
Las Tablas de Retención Documental – TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su estructura orgánico – funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones …
¿Qué es la TRD y TVD?
En el Archivo general de la Nación Convalida y lista las TRD (Tablas de Retención Documental) y TVD (Tablas de Valoración Documental). Se sustentan las TRD o TVD ante el Pre-Comité Evaluador de Documentos.
¿Quién convalida las TRD?
En el Título II Elaboración y Aprobación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, se indica claramente que las TRD se aprueban por el Representante Legal de la entidad previo concepto del Comité Interno de Archivo (artículo 8).
¿Qué son las tablas de retención y las tablas de valoración documental?
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
¿Cuál es la diferencia entre tabla de retención y tabla de valoración documental?
Diferencias entre las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental. Como lo vimos en los conceptos anteriores, la gran diferencia radica en el manejo y el análisis de la información para su clasificación.
¿Cuáles son los instrumentos Archivisticos para la gestion documental?
Los instrumentos archivísticos son todas las herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación y ordenamiento al interior de las empresas y entidades.
¿Cuáles son los instrumentos Archivisticos de la gestion documental?
En Gestión Documental se cuenta con instrumentos archivísticos tales como tablas de retención documental, cuadros de clasificación documental y de clasificación de documentos de apoyo y un plan de transferencia documental, que permiten una mejor organización y control de la memoria documental de la Universidad.