Que es la depuracion de archivos y como funciona?
¿Qué es la depuración de archivos y cómo funciona?
La depuración en el contexto archivístico es entendida como “…la operación que consiste en sustraer del archivo de concentración los expedientes cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente.”[1]Con la intensión de no saturar el archivo histórico con documentos que carezcan de …
¿Cuál es la importancia de la depuración de archivos?
Ventajas de la eliminación de documentos: Se contribuye a la actualización de la información. se reducen costos de administración de archivos. En caso de que la eliminación sea de documentos físicos, se incentiva la digitalización y la conversión de formato.
¿Qué tipos de archivos se deben depurar?
4.3 DEPURACIÓN DE ARCHIVOS Los archivos se depuran retirando aquellos documentos que se identifican como: duplicados idénticos, folios en blanco, formatos no diligenciados, documentos sin firma y documentos de apoyo, encontrados en las diferentes Unidades Administrativas del COAMSS/OPAMSS.
¿Cómo se depuran los archivos?
Depurar Archivos
- Eliminar archivos temporales. · Ir al comando ejecutar y escribir “%TEMP%”. · Seleccionar todos los archivos, para más rápido Ctrl+E.
- Vaciar la Papelera de reciclaje. § Entrar a la papelera de reciclaje.
- Limpiar archivos temporales de internet. § Ir a nuestro buscador.
- Agregar o quitar programas.
¿Qué es el ciclo vital de los documentos de archivo?
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción.
¿Cómo funciona el archivo electrónico?
El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.
¿Cuál es la importancia del proceso de archivar?
Los archivos custodian la memoria de cualquier organización. Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado. Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
¿Qué es la eliminación de documentos y cuál es su finalidad?
La eliminación de documentos es la acción mediante el cual el Archivo General de la Nación o Archivos Regionales autoriza la eliminación de documentos innecesarios cuyo periodo de retención ha concluido, no debiendo conservarse en la Entidad.
¿Cómo se realiza la depuracion de los archivos electronicos?
La depuración consiste en eliminar archivos que usted ya no use o no lesirvan con la finalidad de despejar su disco duro los archivos que no use pero que podrían serle útiles después. Está estrechamente relacionada con el concepto de utilidad.
¿Qué es un acta de eliminación de documentos?
El ACTA DE ELIMINACIÓN es el instrumento que permite acreditar la destrucción de documentos por parte de una entidad de modo que quede garantizada la acción de destrucción de documentos conforme a un procedimiento autorizado.
¿Cómo debe estar un archivo?
En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C. Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
¿Cuál es el ciclo de vida de los documentos y sus fases?
Lo que hace es comparar la información documental con un organismo vivo, es decir, considera que el documento nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo o destrucción). Estas fases también se conocen como etapa activa, semiactiva e inactiva del documento.