Que es un archivo de gestion?
¿Qué es un archivo de gestión?
Corresponde a los responsables de los archivos de gestión reunir y custodiar los documentos producidos por las unidades en el ejercicio de sus actividades, asegurando su control, buena conservación física e instalación adecuada. …
¿Qué es archivo de gestión o de oficina?
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
¿Qué es el archivo de oficina o de gestión?
Archivo de gestión o de oficina En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.
¿Cuáles son las herramientas de gestion de archivos?
Las herramientas de gestión documental se pueden definir como aquellos productos o aplicaciones software que permiten digitalizar, almacenar y recuperar documentos de una forma automática y eficiente.
¿Cómo se realiza la gestion de archivos paso a paso?
8 pasos para la correcta gestión documental
- Planeación.
- Producción.
- Gestión y trámite.
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición de documentos.
- Preservación a largo plazo.
- Valoración.
¿Que se aprende en gestion documental?
La gestión documental es el proceso y conjunto de normas que se aplican para categorizar y almacenar todos los documentos que se generan en una organización. Es decir, se trata de gestionar y archivar los diferentes documentos que realiza y recibe una empresa a lo largo de su vida.
¿Qué es el manejo de los documentos?
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa.
¿Cuáles son los beneficios de la gestion documental?
Los 10 beneficios de la gestión documental en las organizaciones
- Mayor productividad. Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
- Ahorro de Costes.
- Ahorro de Tiempo.
- Mejora del ROI.
- Homologación.
- Mejora en los procesos.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad.
- Reducción del riesgo profesional.
¿Qué son manuales de gestión documental?
El Manual de Gestión Documental se puede definir como una herramienta archivística que integra el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a lograr el eficiente y eficaz manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad, con el objeto de facilitar su producción.
¿Qué es un manual de gestion documental AGN?
El manual de gestión documental hace parte del Proceso de Gestión Documental para ilustrar en detalle las actividades a desarrollar y los procedimientos de cada uno de las actividades.
¿Cómo se hace un programa de gestión documental?
El Programa de Gestión Documental ¨es el instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta, a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos de una entidad encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación (de orden …
¿Qué fases archivísticas comprende la formulación de un programa de gestión documental?
El Macro Proceso de Gestión Documental está integrado por cinco (5) procesos, relacionados así:
- Planeación documental.
- Producción documental.
- Gestión y trámite de los documentos.
- Organización y transferencia documental.
- Disposición final de los documentos.
¿Cuántas y cuáles son las actividades del programa de gestion documental?
El PGD desarrolla sistemáticamente los ocho (8) procesos de gestión documental para el AGN: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración; detalla las actividades a ejecutarse en cada uno de estos procesos cuatrienalmente en plazos planificados a corto ( …
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la gestion documental?
Ventajas y Desventajas
- Se reduce el tiempo a la hora de consultar cualquier tipo de documento.
- Se ahorra dinero en la empresa, puesto que se evitan los costos de archivar manualmente los documentos, se evitan gastos innecesarios al momento de imprimir documentos y se evitan pagos al personal puesto que esta todo automatizado.
¿Qué es gestion electrónica de documentos y sus ventajas?
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (ventajas – desventajas) – Localización rápida de los datos integrando los documentos a los procesos. – Conservar los documentos originales evitando su manipulación y deterioro, controlar las copias y versiones del mismo. – Evitar pérdida de documentos y aumentar la seguridad.
¿Qué entendemos por gestión electrónica de documentos y para qué sirve en una empresa?
Concepto: Es un software que le posibilita guardar toda la información de su empresa. Gestión Electrónica de Documentos. Gran parte de las gestiones que pueden realizarse en una asesoría, están unidas al uso del papel, envío de faxes, fotocopias, duplicados de documentos, etc.
¿Qué es principio de procedencia y porque es importante?
El principio de procedencia es lo más importante de la Archivística. Es el que asegura que no se deben mezclar los documentos de diferentes productores, lo cual es la base de todo el trabajo archivístico. Es importante también respetar el orden original dado a los documentos por su productor.
¿Qué es el principio de procedencia ejemplos?
Es el principio de procedencia; “Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. en un ordenador, seguir este principio evitará carpetas enormes de descargas o escritorios en los que no se ve la imagen de fondo.
¿Cuál es el principio de procedencia?
El principio de procedencia y orden original trata de dos términos utilizados en la archivística que se refieren a que los documentos de un fondo documental correspondientes a una institución o persona no deben mezclarse con los de otro fondo.
¿Qué es organizacion de procedencia?
El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.
¿Cuáles son principios de la organización de archivos?
Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. Debe hacerse una clasificación documental reconstruyendo la estructura de fondo documental.
¿Qué es un principio de orden natural?
En cuanto al orden natural, deberemos respetar el orden dado desde las oficinas; por ejemplo, si los expedientes se ordenan de manera numérica-cronológica, no pretendamos en el archivo ordenarlos por asunto o por causante, o simplemente cambiar el número que le fue dado en el momento de su creación.
¿Quién fue natalis de wailly?
El historiador francés Natalis de Wailly es el padre del principio fundamental (1841): de respeto a los fondos, que consiste en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cualquier naturaleza, que provengan de una administración, de un establecimiento o de una persona natural o moral determinados.
¿Quién es el inventor del principio de la archivistica?
La formulación del francés Natalis de Wally el 24 de abril de 1841 del principio de procedencia o de respeto a la estructura interna de los fondos es la apertura para que la archivística desarrolle sus propias actividades. Este principio fue originariamente adoptado en Prusia en 1851.