Que es el despacho de documentos?
¿Qué es el despacho de documentos?
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. + No rayar ni utilizar resaltador para indicar la importancia de un párrafo o frase.
¿Cuáles son los pasos para el despacho de documentos?
PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS
- Elaboración.
- Firma.
- Traslado.
- Verificación.
- Numeración y Fechado.
- Registro.
- Separación.
- Envío.
¿Qué significa recibo de documentos?
Un recibo o justificante de pago es una constancia que sirve para comprobar que se ha cumplido con el pago o solución de una obligación o con la prestación de un servicio o producto.
¿Qué artículo contempla recibo y despacho de documentos según la Ley General de Archivos en Colombia?
El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.
¿Qué clase de documentos puede recibir la unidad de correspondencia?
En ella están comprendidos los siguientes tipos documentales: oficios, circulares, memorandos, informes de actividades, entre otros. Correspondencia Personal: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.
¿Cuáles son las funciones de la oficina de correspondencia?
Las unidades de correspondencia tendrán las siguientes funciones:
- I. Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora,
- II. Establecer un registro de ingreso de la correspondencia;
- III. Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y.
- IV.
¿Cuáles son las unidades de correspondencia?
2. Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
¿Qué es el proceso de gestion documental?
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
¿Qué es una unidad de correspondencia y cuál es su función?
La unidad de correspondencia es una estación de trabajo que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos y externos para todos los miembros de una organización entre las diferentes divisiones.
¿Qué es el cité en correspondencia?
Cite: Número correlativo de identificación de la nota formal, asignado por la entidad supervisada (opcional).
¿Por qué se archiva?
Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
¿Cuál es el proposito de archivar documentos?
Los archivos nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, protege los derechos de los ciudadanos y asegura la memoria colectiva, preparándonos para el futuro. La función de los archivos es dejar constancia de las actividades de la humanidad.