¿Cuál es el proposito de archivar documentos?
¿Cuál es el proposito de archivar documentos?
Los archivos nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, protege los derechos de los ciudadanos y asegura la memoria colectiva, preparándonos para el futuro. La función de los archivos es dejar constancia de las actividades de la humanidad.
¿Qué es un archivo en una empresa?
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
¿Qué es un archivo en contabilidad?
Conjunto de documentación original justificativa, comprobatoria y de soporte del ingreso y/o gasto públicos federales, de operaciones que afectan la Hacienda Pública Federal, de documentos autorizados, en casos excepcionales o extraordinarios por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
¿Cómo hacer un archivo de contabilidad?
Los documentos se deben archivar por mes. Es decir, aunque de algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni anterior. Luego cada una de estas carpetas o en grupos POR MES se archiva en bolsas plásticas para evitar la humedad y el extravío.
¿Cuáles son los tipos de archivos utilizados en la empresa?
Archivo general: se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos de la empresa. Archivo individual: contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.
¿Qué es un manual de archivos?
Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad.
¿Qué es un manual de archivo de una empresa?
se crea como una herramienta para la normalización de la gestión de la documentación administrativa, así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la organización y acceso a la documentación que genera la empresa. P, forma parte de su patrimonio documental y de su memoria institucional e histórica.
¿Qué debe contener un manual de archivo y correspondencia?
Está compuesto por los procedimientos de planeación, producción documental, gestión y trámite, organización documental, transferencia documental, disposición de documentos y preservación a largo plazo.