¿Qué es un Sistema de Gestion Documental manual y electronico?
¿Qué es un Sistema de Gestion Documental manual y electronico?
Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o SGDEA es un sistema de información o un conjunto de estos que ofrece las funcionalidades necesarias para la gestión de documentos electrónicos de archivo, en otras palabras, permite la «planificación, manejo y organización de la documentación producida y …
¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestion documental?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa.
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cómo se refleja la gestion documental en las empresas?
Cómo aplicar la gestión documental en una empresa: un caso práctico
- Investigación preliminar.
- Análisis de las actividades de la organización.
- Diseño del mapa documental.
- Crear procedimientos.
- Elección e implantación del gestor documental.
- Formación de usuarios.
- Proyecto Piloto.
- Incorporación de los datos.
¿Qué condiciones físicas ambientales y de seguridad se deben tener en cuenta al momento de organizar archivos en las empresas?
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: 2.1. Humedad relativa y temperatura.
¿Cuáles son las condiciones para conservar un archivo?
6 tips para conservar documentos antiguos e importantes
- Dale un rango de importancia. Clasifica tus documentos y tenlos ordenados, para que así sea más fácil ubicarlos a la hora que los necesites.
- Elimina cualquier rastro de acero.
- Evita la humedad.
- El papel es enemigo del calor y la luz.
- Que las porta-láminas sean tus mejores amigos.
- Avanza hacia la digitalización.
¿Qué condiciones deben cumplir los depositos de archivo?
Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%. Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%.
¿Qué aspectos se deben tener en cuenta a la hora de ubicar la estantería en un depósito de archivo?
Distribución de Estanterías.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
¿Qué condiciones debe reunir los archivos para lograr una efectiva consulta?
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar …
¿Cuáles son los aspectos más importantes del archivo?
Importancia del archivo
- Su principal ventaja es la conservación de los documentos y el cumplimiento de las normas tanto de la empresa como a nivel gubernamental.
- Tu archivo es un medio de consulta, en caso de necesitar un antecedente documental o en caso de reclamos de un usuario o cliente.
¿Cuál es la importancia de los archivos en la sociedad?
La importancia de los archivos en la sociedad Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
¿Cuáles son los elementos de un documento de archivo?
El documento y el documento de archivo
- El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la información. Por ejemplo: arcilla, vitela, disco óptico, etc.
- La información, constituida por la noticia o el mensaje.
- El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la información según sea el soporte.