¿Como debe ser el local de los archivos?
¿Como debe ser el local de los archivos?
Los locales de archivo deben ser prioritariamente seguros en todo sentido. Ello significa, desde el punto de vista de la ubicación, evitar lugares que representen potenciales peligros.
¿Qué condiciones debe reunir el lugar o local destinado para el archivo?
Los edificios y locales de archivo deberan cumplir con las condiciones de edificacion, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y mantenimiento para la preservacion de archivos docuementales. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos.
¿Cuáles son las condiciones ideales para el archivo?
La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es recomendable entre 17°C y 20°C. La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es recomendable entre 30% y 40%.
¿Cuáles son los recursos más importantes a tener presente en un área de archivo?
Es por ello que para poder llevar a cabo una correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos:
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cómo se debe rotular una carpeta?
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, la información general será: Nombre UAA, código UAA, nombre de la serie, código de la serie, nombre de la subserie, código de la subserie, número de la carpeta, número de folios y …
¿Qué es la rotulacion de expedientes?
Procedimiento que consiste en escribir las características de los documentos agrupados en estiques para los archivadores de palanca, carpetas y cajas.
¿Qué es rotulacion de cajas?
Rótulos de identificación de carpetas y de cajas: Los rótulos, son etiquetas identificadoras de papel blanco, las cuales nos presentan datos concretos de los expedientes y/o unidades documentales.
¿Cuántos folios debe contener una carpeta de archivo?
En este orden de ideas, la recomendación es que las carpetas contengan en promedio 200 folios, dependiendo la capacidad de ésta y el calibre del papel, de manera que facilite el control y manipulación de los documentos durante su consulta.
¿Cuántas carpetas de 200 folios caben en una caja de archivo?
Caja X200, sin impresión Con capacidad aproximada para 20 carpetas, Dimensiones: 26 cm de alto, 21 cm de ancho y 40 cm de fondo; con tapa frontal.
¿Qué es carpeta en gestion documental?
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.