Cual es el procedimiento a seguir para archivar documentos?
¿Cuál es el procedimiento a seguir para archivar documentos?
Conoce los 8 pasos de la gestión documental en archivo
- Planeación:
- Producción:
- Gestión y trámite:
- Organización:
- Transferencia:
- Disposición de documentos:
- Preservación a largo plazo:
- Valoración:
¿Cómo archivar los documentos en una oficina?
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de éste. Las fundas de plástico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la documentación de archivo.
¿Cómo se archiva por asunto?
El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.
¿Cuáles son tres pasos de la organización de archivos?
Gestión y trámite
- Organización.
- Transferencia.
- Disposición.
¿Cuáles son los pasos para organizar un archivo?
La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos . (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas.
¿Qué tipos de documentos se redactan en una oficina?
La organización de archivos es un paso básico para el buen funcionamiento de una oficina, independientemente de su tamaño y funciones….3. Escrituras
- Escrituras sociales.
- Estatutos.
- Modificaciones estatutarias.
- Libros de actas.
- Toda la documentación relacionada con los socios.
¿Qué es el archivo alfabético por asunto?
El archivo Alfabético por Asuntos es el que agrupa todos los documentos de una misma materia, asunto o tema. Se conoce también como archivo temático. Se trata, pues, de archivar los documentos de acuerdo con su contenido y con base en el nombre del remitente o destinatario.
¿Cuándo se utiliza el sistema de archivo por asunto?
2. – ¿Cuándo se sugiere utilizar el sistema por asuntos? Cuando se trate de catalogo auxiliar, lo mismo que los archivos de correspondencia.
¿Cuál es el orden correcto de realizar la organización documental?
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días. Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.
¿Cuáles son los sistemas de ordenamiento?
Métodos de ordenación Alfabético: basándose en una palabra que identifique los documentos. Cronológico: se realiza la ordenación por la fecha de los documentos. Numérico: se toma como referencia un número atribuido a los documentos. Mixto o alfanumérico: combina los signos alfabéticos y numéricos.
¿Cuál es la organización de los documentos?
CONCEPTO La Organización de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad (R. J. Facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información.